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Informativa sul trattamento dei dati personali (Studenti)

Art. 13 Regolamento UE 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati

Questa informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, in seguito Regolamento UE), in relazione ai dati personali di cui il la Succursale di Lugano della Fondazione Zaklada Europa – Dipartimento di Studi Europei “Jean Monnet” (in seguito Dipartimento), in qualità di Titolare del trattamento, entra in possesso in sede di registrazione, pre-immatricolazione, immatricolazione o iscrizione, per la gestione della carriera dei soggetti interessati (studenti, laureati e iscritti a qualsiasi corso o attività formativa erogata dal Dipartimento direttamente o attraverso le Università partner) e di ogni altro servizio e adempimento ulteriore che si rendesse necessario in forza dell’esistenza di tale rapporto.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e di tutti i diritti degli interessati, secondo quanto precisato nelle seguenti informazioni.

Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento è la succursale di Lugano della Fondazione Zaklada Europa – Dipartimento di Studi Europei Jean Monnet, con sede in Lugano (Svizzera), Corso Elvezia n. 23. indirizzo PEC amministrazione@jeanmonnet.ch

Responsabile della protezione dei dati

Presso il Dipartimento è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE, che può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@jeanmonnet.ch

Fonti e tipologia di dati

Il Dipartimento provvede al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato in fase di registrazione, immatricolazione e iscrizione ai corsi di studi, di dottorato, di specializzazione, master e ogni altro corso di alta formazione o professionale attivato presso il Dipartimento, anche in seguito al conseguimento dell’eventuale titolo finale.

I dati personali che possono essere oggetto di trattamento esclusivamente per le finalità indicate dal punto 4 sono:

  1. dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, sesso), di contatto, di residenza, relativi alla carriera, relativi a titoli posseduti;
  2. immagini, riprese audio e videoriprese in sede di svolgimento dell’attività di didattica o della vita universitaria e delle iniziative organizzate dal Dipartimento o dalle Università partner o da altri Enti e privati senza limitazione alcuna;
  3. dati particolari (per es., dati relativi alla salute, all’origine razziale ed etnica, all’orientamento sessuale) il cui trattamento viene effettuato solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico, o da consenso dall’interessato espresso contestualmente all’insorgere di esigenze contingenti (quale, ad esempio, un eventuale infortunio);
  4. dati relativi a condanne penali e reati.

Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati è finalizzato esclusivamente allo svolgimento di tutte le attività connesse ai compiti istituzionali e di pubblico interesse di competenza del Dipartimento. In particolare, il trattamento è effettuato per le seguenti finalità:

Gestione della carriera universitaria ed erogazione dei servizi

  1. gestione delle procedure di ammissione a corsi di studio e a corsi post-lauream;
  2. pre-immatricolazione e immatricolazione per accesso a corsi di studio e iscrizione ad attività formative comunque denominate;
  3. gestione della carriera universitaria, compreso il conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale;
  4. comunicazioni relative a pratiche amministrative;
  5. calcolo degli importi delle quote di iscrizione e in generale fruizione dei benefici economici (ad es. premi, borse di studio, etc);
  6. gestione del servizio di inclusione nella comunità studentesca di studenti con specifiche disabilità, DSA e BES;
  7. mobilità internazionale;
  8. eventuale partecipazione a progetti di ricerca o ad altre attività istituzionali a cui partecipano il Dipartimento e/o le Università partner;
  9. gestione delle procedure legate alle elezioni dei rappresentanti degli studenti e per l’eventuale svolgimento dei compiti inerenti la carica elettiva ricoperta dall’interessato negli organi di Ateneo;
  10. gestione dei procedimenti disciplinari nei confronti degli studenti;
  11. utilizzo dei servizi informativi, telematici e di posta elettronica forniti dal Dipartimento o dalle Università partner;
  12. organizzazione della didattica anche a distanza, degli esami e degli esami di conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale;
  13. utilizzo dei servizi bibliotecari;
  14. accesso ai laboratori e ad eventuali altre strutture protette;
  15. attivazione e gestione di tirocini curriculari ed extracurriculari anche presso enti convenzionati;
  16. videosorveglianza delle strutture di Ateneo;
  17. gestione delle pratiche relative a sinistri;
  18. controllo della veridicità delle autocertificazioni;
  19. indagini statistiche svolte all’interno del Dipartimento al fine di migliorare i servizi e l’assistenza agli studenti o al fine di migliorare l’attività didattica;
  20. pubblicazione dei dati di laurea nel catalogo delle tesi di laurea;
  21. archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

Altre finalità istituzionali

  1. divulgazione dell’offerta formativa e degli eventi informativi e culturali organizzati o patrocinati dal Dipartimento o dalle strutture di didattica e ricerca delle Università partner;
  2. orientamento in ingresso, attività di tutorato e orientamento in uscita, attività volte all’inserimento nel mondo del lavoro (job placement), anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari per esclusive finalità occupazionali o professionali;
  3. comunicazione e gestione di iniziative volte al conferimento di borse, premi, onorificenze ed eventi di interesse pubblico, anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti pubblici e privati;
  4. divulgazione di comunicazioni relative ai Dipartimento e alle Università partner anche a seguito del conseguimento del titolo di studi.

Modalità del trattamento dei dati

I dati personali dell’interessato vengono trattati con il supporto di mezzi informatici e cartacei.

Il Dipartimento adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere e garantire la riservatezza dei dati personali in suo possesso, in particolare contro la perdita, il furto, nonché l’uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei dati personali.

Il Dipartimento non ricorre a processi decisionali automatizzati relativi ai diritti dell’interessato sulla base dei dati personali, compresa la profilazione, nel rispetto delle garanzie previste dall’art. 22 del Regolamento UE.

 

La casella di posta elettronica personale e il contatto telefonico debbono essere comunicati dall’interessato e la casella di posta elettronica istituzionale, assegnata al momento dell’immatricolazione o iscrizione, sono gli strumenti tramite i quali saranno inviate tutte le comunicazioni e le informazioni relative alla gestione della carriera e al perseguimento di tutte le finalità indicate al punto 4.

Didattica a distanza

Esclusivamente ai fini dell’erogazione della didattica a distanza, il Dipartimento si avvale di software e piattaforme online, quali EduOnGo, Google Moduli, Moodle, Zoom, e altri strumenti innovativi dedicati all’e-learning. Nell’utilizzo di tali piattaforme, il Dipartimento opera nel rispetto del principio di minimizzazione, trattando solo i dati personali strettamente necessari al perseguimento delle finalità didattiche, senza effettuare indagini sulla sfera privata dell’interessato.

L’accesso alle piattaforme online avviene tramite credenziali istituzionali fornite dal Dipartimento e protette dal sistema di controllo accessi centralizzato denominato Single Sign On (SSO), utilizzando sempre la stessa coppia di credenziali (login e password) generata per la gestione della casella di posta studenti(@jeanmonnet.ch. Le credenziali degli utenti non sono accessibili, nemmeno in forma cifrata, dai fornitori dei servizi e dalle applicazioni web e mobile, in quanto il processo di identificazione avviene sempre all’interno del sistema di autenticazione del Dipartimento o delle Università partner, basato su protocollo Security Assertion Markup Language (SAML).

Registrazione
Lo svolgimento delle videolezioni prevede la registrazione anche delle immagini e degli interventi dei partecipanti; tutti gli interessati sono sin d’ora informati in modo chiaro e diretto; nessun partecipante può autonomamente oscurare la propria telecamera.

Le sessioni di esame online possono essere videoregistrate esclusivamente per verificare la regolarità formale della procedura. I video sono conservati all’interno di un’area ad accesso riservato al personale specificatamente autorizzato.

Pubblicazione
La pubblicazione o diffusione delle videoregistrazioni che includono immagini o video-interventi dei partecipanti sono consentite anche senza il consenso documentato degli interessati, di cui deve in ogni caso essere rispettato il decoro, l’onore e la reputazione. La pubblicazione è limitata a finalità didattiche, culturali e istituzionali del Dipartimento e/o delle Università partner.

Base giuridica del trattamento e natura del conferimento

Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle finalità indicate al punto 4 viene effettuato dal Titolare sulla base di almeno una delle seguenti basi giuridiche.

I dati personali anagrafici e comuni (punto 3, lett. a) e le immagini e videoriprese (punto 3, lett. b) sono trattati per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico come definiti dalla legge, dallo Statuto e dalla regolamentazione interna (ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e del Regolamento UE).

Il conferimento dei dati personali per le finalità indicate nella sezione I del punto 4 (“I. I. Gestione della carriera universitaria ed erogazione dei servizi”) è indispensabile per l’instaurazione e la gestione del rapporto tra l’interessato e il Dipartimento, per l’erogazione dei servizi e per l’adempimento dei connessi obblighi di legge.

I dati personali particolari (quali, per esempio. quelli relativi alla salute, alle opinioni politiche o convinzioni religiose, ecc.) e giudiziari (punto 3., lett. c e d) sono trattati esclusivamente per le finalità indicate al punto 4 e in presenza di una delle seguenti condizioni:

  1. per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale;
  2. per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. j), del Regolamento UE;
  3. per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Soggetti destinatari dei dati

Sono destinatari dei dati le persone fisiche incaricate dal Dipartimento per il trattamento dei dati, tra cui i dipendenti e i collaboratori anche autonomi del Dipartimento di Studi Europei “Jean Monnet” e/o di università o enti convenzionati.

Sono destinatari dei dati anche i Responsabili del trattamento nominati dal Dipartimento, tra cui anche il fornitore di servizi informatici opportunamente incaricato dal Dipartimento o dalle università partner.

Per le finalità indicate al punto 4, i dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi, tra cui:

  1. Organismi Regionali di Gestione (Enti dotati di autonomia amministrativo-gestionale istituiti in materia di diritto agli studi universitari) ed altri istituti per favorire la mobilità internazionale degli studenti, ai fini della valutazione dei benefici economici e dell’eventuale assegnazione prioritaria degli alloggi;
  2. Ministeri per l’inserimento nell’Anagrafe Nazionale degli Studenti Esteri per monitorare lo svolgimento delle carriere degli studenti universitari e per l’espletamento di tutte le funzioni attribuite dalla legge;
  3. Istituto tesoriere pro-tempore del Dipartimento di Studi Europei “Jean Monnet” e altri istituti di credito per l’adempimento di obbligazioni pecuniarie, in particolare, per il pagamento di tasse universitarie;
  4. enti pubblici, anche internazionali, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali del Dipartimento e/o delle Università partner;
  5. Enti ed altri operatori pubblici e privati accreditati o autorizzati e potenziali datori di lavoro ai fini dell’orientamento e inserimento degli studenti che hanno concluso il loro ciclo di studi nel mondo del lavoro;
  6. enti convenzionati presso i quali gli interessati svolgono attività di tirocinio;
  7. compagnie assicurative convenzionate con il Dipartimento e/o con le Università partner;
  8. Ministeri, Pubbliche Amministrazioni, Uffici pubblici, Ambasciate e tutti i soggetti che partecipano al rilascio di permessi di soggiorno, al riconoscimento di particolari status;
  9. soggetti privati, pubblici e consorzi interuniversitari per lo svolgimento delle attività di terza missione.

I dati personali, in ogni caso, possono essere comunicati a terzi in relazione ad adempimenti di obblighi di legge e contrattuali, specifiche richieste dell’interessato, gestione di eventuali reclami o contenziosi e per la prevenzione e repressione di frodi e di qualsiasi attività illecita.

Esclusivamente ai fini della gestione dell’attività didattica a distanza, sono nominati Responsabili del trattamento, e sono quindi destinatari dei dati per le rispettive privacy policy:

  • Zoom Video Communications, Inc. – San Jose, CA 95113, 55 Almaden Blvd, Suite 600
    (https://zoom.us/privacy);
  • EduOnGo, 13790 Bridgewater Crossings Blvd #1080 – Windermere FL 34786 (https://eduongo.com/privacy-policy/)

.Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli scopi riportati al punto 4.

I dati relativi al traffico elettronico (es. ora e durata connessione) vengono cancellati o resi anonimi quando non sono più necessari per la trasmissione della comunicazione, salvo diverse previsioni di legge o decisione degli Organi di gestione del Dipartimento e/o delle Università partner.

Diritti dell’interessato

All’interessato sono riconosciuti i seguenti diritti, ai sensi del Regolamento UE sopra riportato::

  1. diritto di accesso ai propri dati personali;
  2. diritto di rettifica o integrazione dei propri dati;
  3. diritto di cancellazione (diritto all’oblio);
  4. diritto alla limitazione del trattamento;
  5. diritto alla portabilità dei dati;
  6. diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento se in contrasto con quanto qui riportato;
  7. diritto di proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Modalità di esercizio dei diritti

Per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato può rivolgersi al Dipartimento, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica amministrazione@jeanmonnet.ch.

Il Dipartimento è tenuto a fornire una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

Eventuali modifiche all’informativa

Le eventuali modifiche e integrazioni a questa informativa sono pubblicate nella sezione privacy del sito istituzionale all’indirizzo www.jeanmonnet.ch /privacy.

Download

Responsabile della protezione dei dati: Maria Alexandra Stefana Mladoveanu Ghitescu 

email:privacy@jeanmonnet.ch